1.導入の背景（導入前の課題）

長年利用していた以前のグループウェアは、機能は盛りだくさんでしたが、正直一部の機能しか利用できていませんでした。
当社の場合、拠点が複数あるため、拠点間の連絡や各種申請行為は、電話やFAXに頼っていたところがあります。ペーパーレス化を推進する中、グループウェアのリニューアルを検討していました。
過去のシステムは、維持コストもかなりかかっていた為、このあたりも含め改善策を検討していました。

2.BOOFY Office-AD選定理由

ASPで利用が可能だった事！

ASPで利用が可能だった事と、PCに特別なソフトウェアをインストールする必要がなかった事は大きな要因です。

操作が簡単である事！

以前のグループウェアも、機能は盛りだくさんでしたが、一部の機能しか利用していませんでした。使い方も複雑だったし、全社に展開するのが正直難しかった。 BOOFY Office-ADは、Web環境で動作しますし、マニュアルを見なくても使えるので、導入直後から、全社員が使いこなしています。

ワークフローやレポート機能の各フォームが簡単に作成できる！

各申請書のフォーム作成は、アシスタントの女性社員に担当してもらってます。以前はシートを追加するのにも、専門の方に依頼してましたので、その都度費用も掛かってました。 今は簡単な操作でシートの作成はもちろん、承認ルート変更もできるので、社内の様々な書類のペーパーレス化が進んでます。

拠点の要員の状況が一目で把握できる！

県内外に12か所の拠点があり、拠点間での連絡手段は電話やFax、e-mailに頼っていましたが、現在はBOOFY Office-ADのデスクトップから相手の在席状況を確認し次のアクションができるので助かってます。 以前は、出張から戻った時など、デスクの上に伝言のメモ用紙があふれてましたが、現在はBOOFY Office-ADの伝言メモを多用してます。

システム維持コストの削減が目標だった！

過去のシステムは、定期的なバージョンアップと年間サポート費用が高かった、現在はASPサービスの為、かなりコスト削減できました。

業務システムとの連携

従来から、基幹業務である“販売管理システム”のデータを、システム操作に慣れた一部の人員が定期的に部門ごとやセールスマン単位に加工・集計し、各要員へ印刷物として配布する事が、一つの作業になっていました。
BOOFY Office-ADのオプション「BOOFY Analizer」機能を利用する事で、自動で基幹業務のサマリーデータがデスクトップ上で見えるようになる事で、各セールスマンもリアルタイムに状況把握が可能になりました